Cara Menganalisis Program Promosi K3 - Contoh Kasus: Penerbitan "Monthly Safety Bulletin"

Setelah sebelumnya kita mengetahui tujuan dan tatacara pembuatan "Monthly Safety Bulletin" yang merupakan bagian dari kegiatan promosi K3 dalam suatu perusahaan. Maka selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menganalisis apakah program tersebut bagus atau tidak, perlu dilanjutkan atau tidak, atau ada yang perlu diperbaiki, serta bagaimana langkah-langkah yang benar dalam proses penyusunannya hingga penerbitan dan penyebarannya supaya target yang di tuju dari buletin ini dapat tepat sasaran.

Analisis ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan siklus sistem manajeman yang umum digunakan yaitu siklus PDCA Deming untuk mengetahui proses siklus dari Program APD. Siklus Deming merupakan siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau berkelanjutan secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Siklus sistem manajeman ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming yang terdiri dari 4 (empat) langkah proses pengendalian kualitas, yaitu Perencanaan (Plan), Pelaksanaan (Do), Pemantauan (Check), dan Penyempurnaan (Act).

Siklus PDCA Deming

Source: http://teknikelektronika.com/

Berikut analisis program Monthly Safety Bulletin yang dijalankan oleh PT. Airline X dilihat berdasarkan siklus Deming:

1. Perencanaan (Plan)

Pada tahap PLAN ini akan di tetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dan Metode yang digunakan. Dalam tahap perencanaan ini juga dibentuk Tim Peningkatan Proses (Process Improvement Team) serta batas-batas waktu (jadwal) yang diperlukan untuk melakukan perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan sumber daya lainnya seperti biaya dan alat-alat yang dibutuhkan juga perlu dipertimbangkan di sini.

Begitupun implementasinya pada program Monthly Safety Bulletin yang dilaksanakan oleh PT. Airline X, sebelum Monthly Safety Bulletin terbit juga terlebih dahulu menempuh tahap perencanaan ini. Dimulai dari menjadikan issue penerbitan Monthly Safety Bulletin menjadi salah satu agenda dalam rapat rutin internal department safety setiap tanggal 1 di awal bulannya (atau di hari pertama kerja di setiap awal bulannya) hingga penentuan tema yang akan diangkat pada edisi kali ini. Pada saat meeting ini juga dibahas target dan sasaran yang akan dicapai, apakah tetap sama dengan bulan sebelumnya atau akan ada pembaharuan.

2. Pelaksanaan (Do)

Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di tahap Plan termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan data (data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.

Setelah tahap Plan menghasilkan kesepakatan maka dilanjutkan ke tahap Do ini, yang dilakukan adalah memberikan notifikasi kepada seluruh personil safety lainnya melalui email terkait tema bulletin edisi ini, agar semua department juga dapat memberikan tulisan berupa ide, artikel, tips, dan sebagainya. Setelah semua tulisan terkumpul maka dilakukanlah penulisan, penyuntingan, editing dan lainnya, sebagai proses penerbitan bulletin. Proses ini dilakukan oleh personil safety analisis yang merupakan subdepartement safety.

Setelah semua personil safety, termasuk vice president safety, setuju dengan bulletin yang telah dibuat oleh personil safety analisis, kemudian dilakukanlah publishing dengan mengirimkan Monthly Safety Bulletin ke seluruh personil PT. Airline X yang berada di seluruh Indonesia via email. Tetapi, beberapa copy Monthly Safety Bulletin juga dicetak menjadi hardcopy yang nantinya akan diletakkan di ruang tunggu head ofice dan beberapa tempat lainnya yang sering dikunjungi oleh para tamu PT. Airline X.

3. Pemantauan (Check)

Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan.

Pada program Monthly Safety Bulletin PT. Airline X. Pemantauan dilakukan dengan melihat email yang dikirim apakah ada notifikasi gagal kirim atau dengan menanyakan kepada karyawan lainnya secara random bagaimana tanggapan mereka terhadap Monthly Safety Bulletin yang telah bereda selama ini. Serta, ketika saat-saat tertentu dimana personil safety datang memantau tim lapangan lainnya di daerah-daerah, tim safetyy akan menanyakan secara langsung bagaimana menurut mereka isi yang ada di Monthly Safety Bulletin, pernahkan mereka membacanya, sejauh mana telah mereka laksanakan, dan tanggapan-tanggapan lainnya.

4. Penyempurnaan (Act)

Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan terhadap hasil-hasil dari tahap CHECK. Terdapat 2 jenis tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang dicapainya, antara lain:

1. Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah ditargetkan.
2. Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk men-standarisasi-kan cara ataupun praktik terbaik yang telah dilakukan, Tindakan Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai target yang telah ditetapkan.

Setelah sampai pada siklus "penyempurnaan", siklus ini akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process Improvement).

Semoga bermanfaat,

Salam,

Anak KaTiga